Quelles formules de politesse devez-vous utiliser dans vos mails?
La rédaction des mails est assez réglementée et codifiée. Destinée à une autorité administrative ou politique, à un recruteur ou à un patron, le mail a une structure quasiment immuable. Il doit comporter des ingrédients visant à flatter l'égo du destinataire. Que vous soyez appelés à répondre à un appel à candidature, à faire une proposition commerciale, à envoyer un bon de commande, à faire une demande de stage ou à envoyer un simple message à caractère informel, vous êtes tenus au respect de certaines règles, notamment en ce qui concerne la formule de politesse. Quelle est la formule de politesse la plus adaptée à votre mail? Nous vous proposons un répertoire de formules de politesse pour vous mails.
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Quelle est la fonction de la formule de politesse?
Un e-mail est une communication à distance qui s'établit entre un émetteur et un destinataire qui se connaissent ou qui vont se découvrir à la faveur de cette communication. Au delà du message véhiculé, l'e-mail, comme la lettre, doit comporter des éléments qui permettent de créer une atmosphère humaine et chaleureuse entre les gens différants.
Comme une poignée de main au début et à la fin d'une conversation, la formule de politesse a pour objectif de susciter cette chaleur. Ainsi, après avoir introduit et développer l'objet de la communication, le locuteur ou l'émetteur prend congé du destinataire ou de l'interlocuteur en essayant de rester courtois et poli.
Dans un mail, la formule de politesse est donc un signe du savoir-vivre. Dans les correspondances officielles, cette formule revêt en plus un caractère de déférence relativement au supérieur hiérarchique ou à l'autorité à laquelle le mail est destiné. C'est par ailleurs une marque de la reconnaissance de la qualité et du rang de la personne qui recevra le mail.
Au demeurant, la formule de politesse favorise une meilleure écoute, une bonne réceptivité et une considération de la part du destinataire.
Comment choisir sa formule de politesse?
Deux critères majeurs doivent être pris en compte lors du choix de la formule de politesse. Il s'agit notamment du statut du destinataire et du contexte dans lequel s'inscrit la communication. En effet, la formule de politesse ne sera pas la même selon que l'on écrit à un supérieur hiérarchique, à un recruteur ou à un collègue. Même lorsqu'il est adressé à un collègue, le mail doit se terminer par une formule de politesse tributaire du degré de familiarité qui caractérise la relation existant entre l'auteur du mail et son destinataire.
Aussi, l'objet du mail doit influencer le choix de la formule de politesse. Lorsqu'on répond à une demande d'explication, la formule utilisée à la fin du mail ne peut pas être la même qui termine un compte rendu de réunion, par exemple. Il en est de même pour la formule de politesse d'une lettre de motivation qui doit être différente de celle que l'on retrouvera dans une mise en demeure.
Dans un cas comme dans l'autre, il faut se rassurer de ne pas faire preuve de trop de familiarité ou d'une trop grande distance.
Comment rédiger une formule de politesse?
Il faut savoir avant toute chose que la formule de politesse intervient à la fin du mail, juste avant la signature. Il ne faut donc pas la confondre avec la formule d'appel qui ouvre le corps du mail.
Étant donné que chaque formule de clôture d’un e-mail est une façon de faire preuve de courtoisie vis-à-vis de son destinataire, elle ne doit pas s'accommoder de tournure qui l'alourdiraient. Si les formules de politesse avaient jadis la particularité d'être très longues, il est recommandé aujourd'hui de les faire courtes, les interminables phrases de fin ayant pris un coup de vieux.
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Quelques exemples de formules de politesse
S'il n'est pas facile de s'accorder sur les canons qui régissent le choix et la rédaction d'une formule de politesse, il y a cependant des recommandations relatives. Le consultant en orthographe et grammaire françaises Jean-Renaud Plas en a fait quelques unes à lefigaro.fr en 2018.
Selon Jean-Renaud Plas, la formule de politesse la plus adaptée aux mails en différents contextes est "Cordialement". C'est une formule passe-partout et polie qui correspond aussi bien aux contextes internes et externes d'une entreprise. Autant que le mot prend la place des "salutations" plus adaptées à une situation de communication plus ou moins amicale, il peut bien s'employer pour un premier contact.
Sa variante "Bien cordialement" renforce la cordialité de la formule.
"Bien à vous" qui est déjà presqu'autant utilisé que la précédente formule est moins neutre. Il est compris comme "à votre service" et sied davantage aux échanges entres partenaires d'affaires ou entres des personnes qui s'échangent des services ou des informations.
Si "salutation" apparait comme une formule un peu sèche, ses variantes "sincères salutations" et "cordiales salutations" iraient bien à n'importe quel mail.
Si ces formules ne vous séduisent pas, vous pouvez toujours en piquer une autre dans cette liste de formules classiques:
- Sincèrement
- Bien sincèrement
- Cordialement vôtre
- Sincèrement vôtre
- En vous souhaitant cordialement une excellente journée
- Avec mes salutations
- Avec mes remerciements
Hormis ces formules passe-partout, il y en a d'autres qui correspondent, elles, à des contextes précis.
Si votre mail est adressé à un supérieur hiérarchique ou à un client, la formule de politesse choisie doit être formelle et exprimer le respect que l'on doit à son interlocuteur.
Vous pourrez par exemple utiliser l'une des formules suivantes:
- Recevez, madame, mes salutations distinguées.
- Recevez, monsieur, mes sincères salutations.
- Je vous prie d’agréer, monsieur, mes salutations distinguées.
- Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.
- Veuillez recevoir, Madame, mes meilleures salutations.
- Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération réelle et sincère.
- Je vous prie d’agréer, Madame, mes respectueux hommages.
- Recevez, Monsieur, mes salutations respectueuses.
- Nous vous prions de croire, Monsieur, en mes sentiments les plus dévoués.
- Dans l'attente de votre accord, je vous prie d'agréer, Madame, mes salutations distinguées.
Il faut noter qu'il est plus correct d'écrire "recevez mes salutations distinguées" que d'écrire "recevez l'expression de mes salutations distinguées", pour la simple raison que ce sont les "salutations" qui sont envoyées dans ce cas.
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Pour une lettre de motivation, il faut ajouter l'expression de sa disponibilité pour un éventuel entretien. Généralement, ça donne ce qu'il suit:
- Je reste à votre disposition pour convenir d'un rendez-vous.
- Si mon profil vous intéresse, je vous saurai gré de m'accorder la possibilité de passer un entretien avec vous.
- Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, mes sincères salutations.
- Dans l'attente d'une réponse de votre part, je vous prie, Monsieur, de bien vouloir recevoir mes plus respectueuses salutations.
- En attendant une réponse que j'espère favorable, je vous prie de recevoir, Madame, mes salutations distinguées.
- Tout en restant disponible pour un entretien que vous voudrez bien m'accorder, je vous prie de croire, Monsieur, en mes respectueuses salutations.
Si votre destinataire appartient à la noblesse, vous pourrez conclure votre mail par l'une des formules de politesse suivantes:
- Recevez, Madame la marquise, mes respectueuses salutations.
- Veuillez croire, respectueux Roi, en l'assurance de mes respectueuses salutations.
- Je vous prie de croire, chère princesse, en l'assurance de ma plus haute considération.
- Croyez, Monsieur le duc, en mes plus respectueuses salutations.
- Je vous prie de bien vouloir agréer, Madame la marquise, mes honnêtes et respectueuses salutations.
- Je vous prie de bien vouloir croire, cher Comte/ chère comtesse, en l'assurance de ma considération.
- Je vous prie de bien vouloir agréer, Madame la Baronne/ monsieur le Baron, mes honnêtes et respectueuses salutations.
Pour vos mails à caractère amical, vous avez le choix entre les formules suivantes:
- Veuillez croire à mon meilleur souvenir.
- Veuillez trouver ici l’assurance de mon amitié.
- Recevez, avec toute mon amitié, mes salutations distinguées.
- Recevez, cher ami, mes sincères salutations.
- Amitiés.
- Amicalement.
- Croyez, Madame, Monsieur, à mes sentiments les meilleurs.
- Veuillez trouver ici l'assurance de mon amitié.
- Toutes mes amitiés.
La formule de politesse est aussi importante que le reste du mail, qu'il s'agisse d'un mail professionnel ou amical. A ce titre, elle doit être formulée avec soin. Il faut tenir compte à cet effet de l'opportunité du mail et du statut de son destinataire, tout en évitant d'être trop proche ou trop distant.
Il faut par ailleurs savoir faire bon usage des titres en fonction du statut de la personne à qui le mail est destiné. Il faut par exemple savoir distinguer le Duc du Marquis, le Marquis du Comte, le Comte du Vicomte, le Vicomte du Baron...
Source: Legit.ng
